Préparer, organiser et animer efficacement une réunion

• Utiliser les techniques spécifiques à l’animation des groupes en réunion
• Percevoir les phénomènes de groupe
• Adapter les techniques d’animation aux objectifs et aux types de réunions rencontrées dans le cadre d’un environnement technique.
• Adapter les techniques d'animation aux objectifs
• Aider les participants d'une réunion à jouer pleinement leur rôle
• Réduire la durée des réunions pour une meilleure efficacité
• Préparer et organiser les réunions de projet
• Adapter les méthodes et outils de conduite de réunion aux différents types de réunions de projet
• Animer avec efficacité une réunion de lancement, une réunion d'avancement, un comité de projet et une réunion de clôture

1/ Gagner en efficacité

Introduction

• Prendre conscience des changements que cette formation va exiger, dans l’objectif de savoir animer des réunions techniques auprès de différents publics
• Comprendre les phases nécessaires à la mise en œuvre des changements attendus
• Dépasser ses attitudes de frein et de résistance au changement
• Accepter et anticiper les changements bénéfiques à son évolution

Intégrer quelques principes de base avant d’animer une réunion technique

• Les différents types de communication
• Les différentes fonctions dans le groupe
• Les rôles et statuts de chaque participant
• Les émotions du groupe

Choisir le type de réunion adéquat en fonction de son objectif
 

• Identifier les différents types de réunion
• Utiliser les techniques adaptées à chaque réunion :
• - Réunion de service ;
• - Réunion d'information ascendante et descendante ;
• - Réunion de négociation ;
• - Réunion de résolution de problèmes avec consensus ou avec concertation.
• Recenser les objectifs des différentes réunions
• Clarifier précisément son objectif pour pouvoir choisir le modèle de réunion approprié aux résultats attendus

Savoir animer un groupe

• Le savoir être de l’animateur :
• Développer son leadership naturel
• Augmenter son pouvoir d’influence
• Connaître les principes généraux de fonctionnement des groupes pour optimiser son animation
• Le rôle de chacun en réunion
• Définir précisément les rôles de chacun
• Savoir accompagner chaque acteur à jouer son rôle (animateur, greffier, participants, autres)

Préparer sa réunion

• Définir sujet, objectifs, timing de la réunion
• Préciser convocation, lieu, plan de table
• Définir les supports de communication et pédagogiques adéquats
• Se préparer en termes d’état d’esprit et de maîtrise de soi
• Connaître les composantes de la réunion
• Les 3 axes à surveiller pour bien préparer, organiser la réunion -: l’objectif, la participation et le temps

Savoir animer sa réunion avec efficacité

• Présenter les sujets et objectifs de la réunion
• Savoir lancer le débat
• Maîtriser les techniques de questionnement
• Faire progresser la réunion
• Recentrer les débats
• Discipliner le groupe
• Comprendre les points de vue des différents acteurs
• Stimuler et calmer un débat
• Faire la conclusion, synthèse et compte-rendu
• Développer sans cesse ses compétences* pour animer encore mieux la prochaine réunion (*Les rôles de l’animateur : produire, faciliter et réguler ):
• Découvrir la typologie des participants
• Reconnaître les différentes attitudes dominantes en communication
• Comprendre le fonctionnement et l’évolution du groupe
• Maîtriser la conduite de la réunion
• Savoir comment et quand prendre la parole, se positionner
• Utiliser la communication non-verbale
• Pratiquer l’écoute active, la reformulation, le questionnement
• Gérer les situations difficiles : les jeux psychologiques, la discussion en impasse, les interférences

Mettre en œuvre et faire vivre le changement

• Rédiger un plan d’action individuel pour développer ses capacités d’animateur efficace de réunion technique
• Savoir sur quoi et comment mettre en pratique la formation
• Appliquer la formation grâce à son plan d’action
• Passer de la formation à l’action
• Maintenir en vie le changement

2/ Focus sur la réunion de Projet

Positionner les réunions d'un projet

• Identifier les spécificités des réunions de projet et leurs objectifs propres
• Repérer les différents types de réunions liées au déroulement du projet

Préparer les réunions de projet : définir la logique de progression et de production

• Contribuer à un objectif du projet : focalisation sur le résultat du projet
• Contribuer à l'efficacité du management de projet : focalisation sur le processus projet

Intégrer les spécificités de la communication

• Réguler les passifs et les envahissants
• Repérer les phénomènes de groupe pour les utiliser
• Comprendre sa contribution aux phénomènes de groupe
• Faire travailler ensemble des acteurs de niveaux hiérarchiques très différents

Conduire les réunions de projet

• La posture de l'animateur de réunion
• Développer la flexibilité pour s'adapter aux imprévus
• Passer de facilitateur à producteur de contenu
• Stimuler ou calmer les débats
• Respecter les objectifs et la durée des réunions

"La réunion de lancement"

• Capter la culture et l'esprit du projet pour les transmettre
• Animer un team building particulier
• Oser des méthodes décalées pour que les contributeurs projet osent dans leurs actions

"La réunion d'avancement"

• Collecter au préalable les informations concernant ce qui a été réalisé ou retardé
• Cultiver la transparence et le devoir d'alerte
• Le droit à l'erreur, point clé du succès durable des réunions d'avancement

"Le comité de pilotage"

• Adapter les présentations pour aider à la décision
• S'assurer de la robustesse de la décision
• Susciter le soutien des décideurs

"La réunion de clôture"

• Identifier les différents types de clôture : de phase, de projet, de programme
• Tirer profit des constats réalisés
• Faire évoluer les règles de fonctionnement de l'équipe