Piloter un processus d'évaluationde vos collaborateurs

• Définir la place de l’entretien d’évaluation
• Préparer et structurer les entretiens
• Se familiariser avec les phases incontournables de l’entretien d’évaluation
• Conduire les entretiens professionnels en conformité d'une part avec les nouvelles dispositions législatives et conventionnelles, et d'autre part avec les objectifs stratégiques de l'entreprise
• Mettre en cohérence les entretiens avec la politique de gestion des ressources humaines et le suivi des projets de vos collaborateurs
• Adopter un mode relationnel adapté
• Utiliser les différents registres de la communication pour maîtriser le dialogue
• Acquérir les outils relationnels et techniques pour mener à bien l’entretien.
• Connaître les outils de pilotage du potentiel des collaborateurs.
• Dire ce qui ne va pas à son collaborateur sans le démotiver
• Faire accepter une décision sans l’imposer
• Négocier des avantages pour ses collaborateurs
• Annoncer une décision difficile
• Remotiver un collaborateur
• Conclure l’entretien et y apporter un suivi

1/ Préparation

Positionner l’entretien dans le contexte de l’entreprise

• - Etude des pratiques généralement admises.
• - Adaptation à l’environnement.

Mesurer l’importance de l’entretien d’évaluation

• - Les attentes du collaborateur.
• - Les avantages pour le manager.
• - Mieux comprendre son rôle de Manager pour l'assumer avec efficacité.
• - Positionner ses collaborateurs en tant qu’acteurs.

Les enjeux et les objectifs de l'entretien annuel

• Evaluer, faire évoluer, gérer les compétences.
• Mieux comprendre l'évalué, ses motivations, ses représentations.
• Optimiser le management, la formation.

Préparer l’entretien d’évaluation

• - Déterminer des objectifs concrets.
• - Savoir formuler des objectifs
• - Assurer un suivi rigoureux Identification des freins vis à vis de l’entretien
• - Elaborer une grille de déroulement à remettre au collaborateur avant la rencontre.
• - Prévoir une prise de notes axée sur des faits mesurables.
• - Décider d’évoquer ou non la rémunération.
• - Développer un relationnel constructif
• - Prendre l’autre en compte
• - Dédramatiser l’entretien
• - Expérimenter des situations d’entretien

Découvrir les techniques de communication appropriées

Les aspects relationnels dans un entretien

• Instaurer une communication efficace avec son collaborateur
• Établir une relation gagnante et déjouer les relations piégées (passivité, manipulation, agressivité...)
• Traiter les cas difficiles (la « grande gueule », le silencieux, celui qui refuse l’évaluation, etc.
• Comment être "écouté" et entendu par chacun ?
• Tisser des relations fiables et durables

Développer un vrai contact avec autrui

• Utiliser la communication non-verbale.
• Améliorer son image par la cohérence entre messages verbaux et non-verbaux.
• Agir sur la qualité des relations interpersonnelles.

Communiquer avec efficacité

• Transmettre un message en fonction de son interlocuteur.
• Alterner les 6 attitudes d'écoute selon les personnes et les situations.

Utiliser une fiche de poste et Produire une grille d’évaluation

• Situer la fiche de poste dans un système de management par objectifs
• - Identifier la fiche de poste comme outil de motivation
• - Se familiariser avec le cadre de fiche existant
• Application à la formalisation d’une fiche de poste par participant
• Passer de la fiche de poste à une grille d’évaluation en identifiant les indicateurs pertinents
• Formaliser une grille d’évaluation

2/ L’entretien en lui même

Les différentes phases de l'entretien annuel

• Le bilan professionnel.
• La fixation des objectifs.
• Le bilan et les besoins en formation. 
• Les questions, suggestions de l'évalué.
• Les souhaits d'évolution.
• La synthèse de l'entretien.
• Savoir créer le dialogue, l'ouverture, apprendre à faire participer.
• Développer son écoute active pour mieux comprendre son interlocuteur.
• Comment aborder les points faibles sur lesquels votre interlocuteur doit évoluer, sans créer de tensions, sans démotiver.
• Comment faire adhérer aux évolutions ou changements.
• Comment si nécessaire, faire des mises au point, recadrer avec fermeté mais sans agressivité.
• Comment gérer le lien entre l'entretien annuel et la rémunération de l'évalué.
• Le compte-rendu d'entretien, l'accord, la gestion du désaccord

A/Faire le bilan

• - Des actions réalisées : savoir-faire.
• - Des comportements mis en œuvre : savoir-être.

Adopter un mode relationnel adapté

• - Accueillir le collaborateur et lui présenter les règles du jeu.
• - Présenter l’objectif et le déroulement envisagés.
• L’écoute active
• - Questionner sans influencer pour obtenir :
• Des éléments quantifiés,
• La vision du collaborateur sur ses réalisations (réussites et échecs),
• La spécification d’informations trop vagues.
• - Mettre en place une écoute réelle. Empathique. Distanciée.
• - Reformuler les propos du candidat et les lui soumettre.

L’expression

• - Se prononcer sur les savoir-faire et les savoir-être déployés.
• - Envoyer des signes de reconnaissance positifs.
• - Oser formuler clairement des réserves et des axes de progrès réalisables.
• - Garder la main avec assurance et courtoisie sur la communication.

B/Les Messages

• Dire ce qui ne va pas à son collaborateur sans le démotiver.
• - Etablir une dynamique qui maintien la motivation.
• - Appliquer les règles de base d’un feedback efficace.
• - Comprendre les attentes et les besoins du collaborateur.
• - Etre prêt à répondre aux objections.
• - L’impliquer dans la recherche de solutions.
• - Mettre en œuvre un plan de progrès et d’action.

Faire accepter une décision sans imposer.

• - Etre clair et précis.
• - Adopter un ton ferme sans agresser.
• - Utiliser un langage directif.
• - S’assurer de l’engagement du collaborateur.

Négocier des avantages pour ses collaborateurs.(Augmentation de salaire, primes, ressources supplémentaires…)

• - Fixer et respecter ses objectifs.
• - Argumenter pour convaincre.
• - Trouver des arguments pertinents.
• - Traiter les stratagèmes et tactiques.
• - Gérer les refus ou les blocages.
• - Désamorcer les situations de crise.
• - Conclure un accord.

Annoncer une décision difficile.

• - Aller droit sur le sujet et l’annonce de la décision.
• - Expliquer la décision.
• - Ne pas convaincre.
• - Choisir les bons mots.
• - Etre à l’écoute.
• - Rester centré sur le collaborateur.
• - Elaborer un plan d’action.

Remotiver un collaborateur.

• - Eviter les attaques frontales et personnelles.
• - Favoriser la confiance.
• - Valoriser les compétences.
• - Manifester de l’empathie.
• - Repérer les points de blocage.
• - Identifier les leviers d’action.
• - Fixer des objectifs à court terme.
• - Valider les engagements.

Mener avec succès la résolution de conflit.

• - Sortir du conflit par la médiation.
• - Définir le cadre.
• - Faciliter l’échange.
• - Gérer la prise de parole.
• - Questionner utilement.
• - Synthétiser.
• - Déterminer les points d’accord et de désaccord.
• - Faciliter la sélection de solution.
• - Finaliser l’accord.

3/ Conclusion et suivi de l’entretien

Déterminer ensemble les objectifs pour l’année à venir

• - Contenu des tâches.
• - Contribution individuelle.

Conclure l’entretien et y apporter un suivi

• - Reformuler les points-clefs.
• - Recueillir des informations sur l’état d’esprit du collaborateur : degré d’accord et réticences éventuelles.
• - Prendre des décisions sur les actions à mener : modification du poste occupé, formations à envisager.
• - Communiquer les données pertinentes au service des Ressources Humaines
• Savoir vérifier l'état d'esprit de l'évalué et sa perception de l'entretien
• Gérer le suivi de l'entretien tout au long de l'année : faire vivre le support d'évaluation

La liaison avec le service des ressources humaines

• Le retour et l'exploitation des entretiens
• Le lien avec la formation et la gestion des compétences

Le suivi de l'entretien annuel

• En termes de management.
• En termes de gestion des ressources humaines.