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Formation Animez des réunions efficaces

Formation Animez des réunions efficaces (REE)

Animez des réunions efficaces

Formations certifiantes en Management et en Informatique








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Notre programme de formation Animez des réunions efficaces a été élaboré par des experts techniques et des experts en pédagogie en collaboration avec Management / Soft Skills.




Vous apprendrez à...

Préparer, organiser et animer efficacement une réunion

  • Utiliser les techniques spécifiques à l’animation des groupes en réunion
  • Percevoir les phénomènes de groupe
  • Adapter les techniques d’animation aux objectifs et aux types de réunions rencontrées dans le cadre d’un environnement technique.
  • Adapter les techniques d'animation aux objectifs
  • Aider les participants d'une réunion à jouer pleinement leur rôle
  • Réduire la durée des réunions pour une meilleure efficacité
  • Préparer et organiser les réunions de projet
  • Adapter les méthodes et outils de conduite de réunion aux différents types de réunions de projet
  • Animer avec efficacité une réunion de lancement, une réunion d'avancement, un comité de projet et une réunion de clôture

 

Un contenu riche et complet

Nos objectifs pédagogiques sont décomposés en modules permettant de cerner l'ensemble des problématiques rencontrées en entreprise.

Le programme détaillé de la formation

1/ Gagner en efficacité

Introduction

  • Prendre conscience des changements que cette formation va exiger, dans l’objectif de savoir animer des réunions techniques auprès de différents publics
  • Comprendre les phases nécessaires à la mise en œuvre des changements attendus
  • Dépasser ses attitudes de frein et de résistance au changement
  • Accepter et anticiper les changements bénéfiques à son évolution

Intégrer quelques principes de base avant d’animer une réunion technique

  • Les différents types de communication
  • Les différentes fonctions dans le groupe
  • Les rôles et statuts de chaque participant
  • Les émotions du groupe

Choisir le type de réunion adéquat en fonction de son objectif
 

  • Identifier les différents types de réunion
  • Utiliser les techniques adaptées à chaque réunion :
  • - Réunion de service ;
  • - Réunion d'information ascendante et descendante ;
  • - Réunion de négociation ;
  • - Réunion de résolution de problèmes avec consensus ou avec concertation.
  • Recenser les objectifs des différentes réunions
  • Clarifier précisément son objectif pour pouvoir choisir le modèle de réunion approprié aux résultats attendus

Savoir animer un groupe

  • Le savoir être de l’animateur :
  • Développer son leadership naturel
  • Augmenter son pouvoir d’influence
  • Connaître les principes généraux de fonctionnement des groupes pour optimiser son animation
  • Le rôle de chacun en réunion
  • Définir précisément les rôles de chacun
  • Savoir accompagner chaque acteur à jouer son rôle (animateur, greffier, participants, autres)

Préparer sa réunion

  • Définir sujet, objectifs, timing de la réunion
  • Préciser convocation, lieu, plan de table
  • Définir les supports de communication et pédagogiques adéquats
  • Se préparer en termes d’état d’esprit et de maîtrise de soi
  • Connaître les composantes de la réunion
  • Les 3 axes à surveiller pour bien préparer, organiser la réunion -: l’objectif, la participation et le temps

Savoir animer sa réunion avec efficacité

  • Présenter les sujets et objectifs de la réunion
  • Savoir lancer le débat
  • Maîtriser les techniques de questionnement
  • Faire progresser la réunion
  • Recentrer les débats
  • Discipliner le groupe
  • Comprendre les points de vue des différents acteurs
  • Stimuler et calmer un débat
  • Faire la conclusion, synthèse et compte-rendu
  • Développer sans cesse ses compétences* pour animer encore mieux la prochaine réunion (*Les rôles de l’animateur : produire, faciliter et réguler ):
  • Découvrir la typologie des participants
  • Reconnaître les différentes attitudes dominantes en communication
  • Comprendre le fonctionnement et l’évolution du groupe
  • Maîtriser la conduite de la réunion
  • Savoir comment et quand prendre la parole, se positionner
  • Utiliser la communication non-verbale
  • Pratiquer l’écoute active, la reformulation, le questionnement
  • Gérer les situations difficiles : les jeux psychologiques, la discussion en impasse, les interférences

Mettre en œuvre et faire vivre le changement

  • Rédiger un plan d’action individuel pour développer ses capacités d’animateur efficace de réunion technique
  • Savoir sur quoi et comment mettre en pratique la formation
  • Appliquer la formation grâce à son plan d’action
  • Passer de la formation à l’action
  • Maintenir en vie le changement


2/ Focus sur la réunion de Projet

Positionner les réunions d'un projet

  • Identifier les spécificités des réunions de projet et leurs objectifs propres
  • Repérer les différents types de réunions liées au déroulement du projet

Préparer les réunions de projet : définir la logique de progression et de production

  • Contribuer à un objectif du projet : focalisation sur le résultat du projet
  • Contribuer à l'efficacité du management de projet : focalisation sur le processus projet

Intégrer les spécificités de la communication

  • Réguler les passifs et les envahissants
  • Repérer les phénomènes de groupe pour les utiliser
  • Comprendre sa contribution aux phénomènes de groupe
  • Faire travailler ensemble des acteurs de niveaux hiérarchiques très différents

Conduire les réunions de projet

  • La posture de l'animateur de réunion
  • Développer la flexibilité pour s'adapter aux imprévus
  • Passer de facilitateur à producteur de contenu
  • Stimuler ou calmer les débats
  • Respecter les objectifs et la durée des réunions

"La réunion de lancement"

  • Capter la culture et l'esprit du projet pour les transmettre
  • Animer un team building particulier
  • Oser des méthodes décalées pour que les contributeurs projet osent dans leurs actions

"La réunion d'avancement"

  • Collecter au préalable les informations concernant ce qui a été réalisé ou retardé
  • Cultiver la transparence et le devoir d'alerte
  • Le droit à l'erreur, point clé du succès durable des réunions d'avancement

"Le comité de pilotage"

  • Adapter les présentations pour aider à la décision
  • S'assurer de la robustesse de la décision
  • Susciter le soutien des décideurs

"La réunion de clôture"

  • Identifier les différents types de clôture : de phase, de projet, de programme
  • Tirer profit des constats réalisés
  • Faire évoluer les règles de fonctionnement de l'équipe
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